Een stappenplan waarbij raadsleden de bewoners van hun gemeente bellen en hun agenda inventariseren. De uitkomsten worden besproken op een bijeenkomst die de start vormt van een interactief proces, afgesloten met een raadsbesluit.

Het IPP/Agora model voor interactieve beleidsvorming

Het IPP/Agora model voor interactieve beleidsvorming is gezamenlijk door beide organisaties ontwikkeld en sinds 1995 op verschillende beleidsterreinen en schaalniveaus in praktijk gebracht. 

Doelgroep:
In het model dat door het Instituut voor Publiek en Politiek en de Stichting Agora Europa is ontwikkeld, vormt de agenda van de burgers - naast die van het bestuur - de basis voor het debat en het uitwerken van voorstellen in het plan- en besluitvormingsproces.
Kader:Het interactieve proces gaat van start nadat een procedure is vastgesteld die bindend is voor alle betrokken partijen.
Schaal: Het model is in de praktijk toegepast in wijk, dorp, stad, streek, provincie en op landelijk niveau in binnen- en buitenland.

Resultaten inhoudelijk en procesmatig
Inhoudelijke resultaten: wijkontwikkelingsplannen in Culemborg en Leerdam, een globaal bestemmingsplan voor nieuwbouwwijk Wijnbergen in Doetinchem, een masterplan voor de Wibautas in Amsterdam, dertien projectvoorstellen voor plattelandsvernieuwing in Eibergen, Toekomstvisies in De Bilt, Etten Leur en Zaanstad
Procesmatige resultaten: vanaf het begin van het proces worden de verschillende partijen bij de besluitvorming betrokken en wordt aan de deelnemers gevraagd naast de belangenbehartiging ook een bijdrage te leveren aan de belangenafweging die nodig is om tot een gezamenlijk voorstel of plan te komen.

De volgende fasen (met instrumenten en technieken) worden onderscheiden:
1. Consultatie en voorbereiding
Burgers, raadsleden en college van B en W brengen ideeën en onderwerpen voor het interactieve proces in. De procesbegeleider stelt een aantal uitgangspunten op voor de te volgen procedure. Het College van B en W vervult in het interactieve proces een voorwaardenscheppende en regisserende rol. Raadsleden vervullen een actieve rol in het gehele proces. Ambtenaren ondersteunen meerdere partijen.
Na consultatie van burgers, raadsleden, B en W en ambtenaren stelt de procesbegeleider in overleg met het bestuur een procedure-voorstel op dat bindend is voor alle partijen.

2.a. Agendavorming
De agenda van de burgers kan op diverse manieren worden geïnventariseerd:

• via telefonische interviews door volksvertegenwoordigers en vertegenwoordigers van maatschappelijke organisaties.
• via schriftelijke enquêtes (in kranten) 3. Via een website op internet. Zowel de agenda van de burgers als de agenda van de politiek en de agenda van het bestuur vormen uitgangspunt voor de volgende fase van het proces.

2.b. Startbijeenkomst
Tijdens een openbare startbijeenkomst worden gezamenlijk de uitgangspunten voor oplossingsrichtingen vastgesteld.

3. Meningsvorming/uitwerken oplossingsrichtingen
In gemengde werkgroepen of werkateliers worden oplossingen uitgewerkt. Daarbij vervullen ambtenaren een informerende en ondersteunende functie. IPP/Agora ondersteunen en begeleiden de werkgroepen.

4.a.Voorbereiding besluitvorming Stap 1
Presentatie van de beslispunten uit de werkateliers. De raadsleden voeren een open debat met de burgers. Ambtenaren ondersteunen. IPP/Agora ondersteunen en begeleiden het proces. 

4.b.Voorbereiding besluitvorming Stap 2
Er vindt een draagvlakpeiling onder de burgers plaats. Raadsleden voeren een open debat met de burgers. Het College van B en W doet een voorzet en legt verantwoording af van haar keuzes. IPP/Agora ondersteunen en begeleiden het proces. 

4.c.Voorbereiding besluitvorming Stap 3
De raadsvoordracht wordt opgesteld, bij voorkeur door een gemengde werkgroep van actieve burgers en raadsleden.

5. Besluitvorming
Besluitvorming in de raadsvergadering of een ander relevant democratisch besluitvormingsorgaan.

6. Uitvoering en evaluatie
Het proces wordt geëvalueerd. Een van de doelen is om burgers vervolgens interactief te betrekken bij vervolgprojecten. Volksvertegenwoordigers en bestuur stellen per project de randvoorwaarden vast. Ambtenaren en IPP/Agora stellen per project procedurevoorstellen op.

Doorlooptijd en inzet
Doorlooptijd varieert van 6 maanden tot een jaar.
Gedurende de gehele periode is inzet van professionele procesbegeleiding noodzakelijk. IPP/Agora zijn externe begeleider. Een intern projectleider zorgt voor de dagelijkse coördinatie en aansturing.
Benodigde randvoorwaarden

• In de gemeenteraad/het besluitvormend orgaan wordt een procedurevoorstel vastgesteld dat bindend is voor alle betrokken partijen.
• Duidelijkheid over recent genomen raadsbesluiten die niet ter discussie staan.
• Een overzicht van plannen en projecten.
• Bereidheid van bestuurlijke en ambtelijke ‘bovenbazen’ om mee te werken.
• Benodigde financiële ruimte in de (meerjaren)begroting om projecten ook uit te kunnen voeren

Voorbeelden en ervaringen van gebruikers

• Ontwikkeling globaal bestemmingsplan 1000 woningen in wijk Wijnbergen in Doetinchem
• Plattelandsvernieuwing in Eibergen
• Herstructurering van dorpskern Loenen
• Toekomstverkenningen Etten Leur en Zaanstad
• Leefbaarheid Groene Hart in de gemeenten Bodegraven, Giessenlanden en Nederhorst den Berg
• Wijkbeheer- en veiligheidsplannen in diverse gemeenten

Ondersteuning
Er wordt in dit model van uitgegaan dat er gedurende de gehele periode professionele externe begeleiding beschikbaar is van IPP/Agora Europa. Volksvertegenwoordigers/Raadsleden worden uitgenodigd een actieve rol te vervullen. Ambtelijke medewerkers vervullen een dienstbare en ondersteunende rol naar alle betrokkenen in het proces, zij brengen hun eigen inzichten en deskundigheid in met het doel de verschillende voorstellen zo goed mogelijk te onderbouwen. Uit hun midden komt bij voorkeur de projectleider.